Ecco come il CIO di Novanta ha condotto la sua trasformazione data-driven

Con sede a Boston e oltre 2.700 dipendenti in tutto il mondo, Novanta è un vendor globale da 800 milioni di dollari specializzato nella fotonica laser, nel controllo del movimento di precisione e nelle tecnologie di visione. Il CIO Sarah Betadam, che è entrata a far parte dell’azienda nel 2019 come vice president delle applicazioni aziendali, per poi diventare global Chief Information Officer nel gennaio del 2021, è incaricata della direzione strategica, della leadership e dell’implementazione della digital trasformation dell’azienda, destreggiandosi, in contemporanea, tra diverse iniziative, molte delle quali riguardano gli sforzi per diventare un’impresa data-driven completamente funzionale.

“Io e il mio team siamo molto orgogliosi della nostra trasformazione, iniziata nel 2019”, afferma. “Quando sono arrivata, c’erano molti silos di dati in tutta l’azienda e ognuno faceva i propri report. Quindi, nelle riunioni mensili o trimestrali, non c’era un reale confronto. Inoltre, i diversi gruppi dovevano lavorare molto per ottenere i dati su base settimanale, mensile e trimestrale”.

Sotto un profilo aziendale, quindi, c’era molta inefficienza nel portare i dati al punto in cui erano presentabili a pubblici diversi, il che rappresentava, di per sé, un grosso problema per Betadam. Ma da dove cominciare?

“Siamo partiti da un caso aziendale mirato, collaborando con tre gruppi diversi per dimostrare come la centralizzazione dei dati possa essere efficiente, utile, e rappresentare una buona tabella di marcia per l’azienda”, spiega la manager. “È necessario creare fiducia tra gli stakeholder e dimostrare che li si può aiutare ad aiutarsi da soli. Questo è il primo livello di un cambiamento culturale. Ci sono voluti circa sei mesi per realizzare il proof of concept per tre diverse unità aziendali, ma è stato un successo. Infatti, il ROI è stato così elevato che abbiamo ottenuto la fiducia dei nostri dirigenti per investire in una piattaforma per iniziare a centralizzare i dati”.

Julia King, contributing editor di CIO, ha recentemente parlato con la Betadam del passaggio unificato di Novanta da una cultura di reporting frammentata a un’azienda data-driven più efficiente. Ecco alcuni estratti della conversazione.

Sull’investimento nelle capacità: abbiamo creato un’entità chiamata BI Center of Excellence dove, ogni mese, organizziamo workshop e seminari a cui i membri dei team di Novanta possono partecipare per imparare a sfruttare i data mart o le fonti di dati per creare i propri report. Abbiamo quindi un livello di visualizzazione in cui insegniamo a diversi gruppi della nostra azienda a imparare. Negli ultimi quattro anni si è passati da una situazione di assenza di dati e di set di fogli di calcolo isolati, in cui ognuno faceva le proprie cose, a una centralizzazione basata su KPI e sulla fiducia nei dati ricevuti. Stanno imparando a visualizzare i dati da soli, quindi non hanno bisogno dell’IT, eccetto che per i data mart, e per costruire i propri dashboard.

Una mentalità positiva: le trasformazioni non sono guidate soltanto dalla tecnologia, ma anche dalle persone e dai processi. E la metamorfosi non è facile, indipendentemente dall’azienda in cui ci si trova. Quindi, quando si parla di dati, si possono verificare molti cambiamenti, dal modo in cui le persone lavorano, a quello in cui gestiscono i dati, fino alla modalità con cui si redigono i rapporti e si prendono le decisioni sulla base di essi. È un aspetto fondamentale per qualsiasi azienda. Quando fate delle proposte, se la risposta è negativa, non scoraggiatevi, tornate indietro e cercate di capire perché c’è stato un no. Continuate a lavorare, perché ho sentito dei no nel corso della mia carriera. Se credete fermamente in qualcosa che avrà un impatto enorme sulla vostra attività, dovete solo avere la tenacia di seguirlo, capirlo, cercare di spiegarlo e di educare le persone a questo proposito per creare uno slancio. Una volta dimostrato questo, il resto sarà storia.

Sulla maturità della BI: quando si tratta di reportistica e analisi, o di BI, per ottenere la fiducia dei membri del team, bisogna essere in grado di educarli e far capire loro che il solo fatto di avere un report sui dati e di averne accesso da un punto centralizzato non significa, necessariamente, che i dati siano accurati, poiché se non si inseriscono in modo corretto, si ottiene una spazzatura in entrata e una spazzatura in uscita. Credo che una parte della formazione dei membri del team, quando facciamo le prove di concetto, consista nel non aspettarsi un miracolo. Abbiamo una moltitudine di sistemi ERP e di fonti di dati da mappare. Potremmo fare tutta la mappatura e la convalida in modo congiunto, ma se i dati sottostanti non sono accurati, non ha nulla a che fare con il meccanismo che li fornisce. È lo sforzo di pulizia. Si tratta di essere trasparenti e di educare l’azienda a capire quali sono le aspettative dello strumento di BI.

Sulla governance dei dati: abbiamo 17 sistemi ERP diversi, e Novanta è un’azienda che ha acquisito molto, quindi è una sfida continua. Ma il mio team ha familiarità con le diverse tecnologie di back-end per i principali ERP. Tuttavia, se ci imbattiamo in un sistema che non è necessariamente mainstream, avranno difficoltà a entrare nel back-end e a integrare e comprendere i dati relazionali per collegarli al nostro data lake centrale. Questo sarà un rischio tecnico costante che dovremo superare. Nel 2019 abbiamo capito che quando le persone non vedono cosa stanno inserendo, spesso dimenticano le diverse varianti di inserimento, per esempio quanti modi ci sono per dire “Stati Uniti”. Ma, grazie ad alcuni casi aziendali-chiave, e ora all’intero gruppo, le discrepanze dovute alla duplicazione dei dati sono evidenti, così come la visibilità e il movimento per la governance che si è sviluppata in Novanta, la piattaforma di BI e la reportistica. È un work in progess. Stiamo scoprendo di più, ma sicuramente è utile avere la visibilità e la governance dei dati per pulirli e integrare la loro mappatura, che aiuta il team di BI a pubblicare i data mart.