I CIO alla ricerca dell’efficienza. Nell’incertezza economica generale

L’efficienza, da sempre una delle principali preoccupazioni dei leader IT, sarà oggetto di un’attenzione crescente nel corso di quest’anno, per via dell’inflazione e delle minacce di recessione. In particolare, le spese per i servizi cloud sono sottoposte a un attento esame, in un momento in cui rappresentano quasi la metà di molti budget IT.

“Con la migrazione di un numero sempre maggiore di carichi di lavoro verso il cloud, la gestione delle spese che lo riguardano è diventata una priorità importante”, precisa Dilip Venkatachari, senior executive vice president e global chief information and technology officer di U.S. Bank. L’istituto finanziario, con sede a Minneapolis, sta spostando il 70% dei suoi carichi di lavoro su provider cloud, principalmente Microsoft Azure, rispetto a meno della metà di pochi anni fa.

“Dobbiamo tracciare e attribuire le spese a specifiche applicazioni nel tempo. Sapere dove sono le maggiori richieste è il primo passo per poter gestire i costi”, afferma Venkatachari. Per farlo, U.S. Bank ha abbracciato FinOps, una disciplina aziendale e un insieme di best practice [in inglese] per ottimizzare la spesa cloud aziendale. “Lo consideriamo un approccio, una pratica per essere più strategici e tattici sulle spese critiche associate all’infrastruttura”, aggiunge.

Rick Villars, vice president del gruppo per le ricerche mondiali di IDC, ritiene che il cloud sia un’opzione naturale per l’ottimizzazione dei costi dell’IT; l’azienda prevede infatti che nel 2024 il 50% della spesa tecnologica sarà destinato ai servizi cloud.

“Quando si stringe la cinghia, si guarda alla voce di bilancio più importante”, spiega Villars, sottolineando che molte aziende si sono impegnate nel cloud negli ultimi tre anni e che, con il rinnovo dei contratti, i clienti hanno registrato aumenti di prezzo tra il 10% e il 20%“Le aziende pensano di aver speso troppo per il cloud”, prosegue Villars.

“Il 2023 sarà l’anno dell’efficienza”, ipotizza Tracy Woo, analista senior di Forrester Research. “Le persone si rendono conto che il cloud non è più soltanto un concetto e che devono fare i conti con una possibile recessione. Sono consapevoli del fatto che devono ottenere il massimo da ciò che spendono e che devono essere intelligenti e strategiche in tutto ciò che fanno”.

Un’occhiata alle fatture del cloud potrebbe far pensare che i fornitori di cloud stiano approfittando dei loro clienti, ma non è così, secondo Woo. “Non c’è alcuno sbilanciamento dei prezzi. Il mercato è troppo competitivo perché ciò avvenga”, dice Woo.

Al contrario, i clienti spesso stipulano contratti cloud pensando di risparmiare, ma senza controllare i costi con sufficiente attenzione, rimanendo poi spiacevolmente sorpresi [in inglese]. I clienti devono tenere traccia della fatturazione per ora, minuto, secondo. “Il modo in cui procedere in questo senso è molto diverso da quello dell’IT on-premise”, sottolinea Woo.

I costi del cloud nel mirino

Come U.S. Bank, anche Avnet, fornitore di componenti elettronici, è nel bel mezzo di una migrazione pluriennale verso il cloud, che alla fine porterà tutte le risorse IT al suo interno. “Quattro o cinque anni fa, quando abbiamo pensato di passare alla ‘nuvola’, pensavamo che sarebbe stato meno costoso. Ma abbiamo capito subito che non era così”, dice Max Chan, CIO di Avnet. “Il passaggio al cloud non sarà mai economico se non si cambia il modo di lavorare”.

E questo è un aspetto che Chan e Avnet hanno dovuto imparare al volo.

“C’è un modello operativo diverso, un modo completamente nuovo di fare le cose nel cloud”, spiega Chan. “Se si pensa solo a calcolo, storage e capacità, ci si trova di fronte a una spiacevole sorpresa. Abbiamo imparato dagli errori del passato”.

Avnet ha creato un team FinOps che utilizza ServiceNow Cloud Insights per monitorare l’utilizzo del cloud, che aumenta di anno in anno, e le capacità on-premise, che diminuiscono. “È un percorso pluriennale. Durante la migrazione, non è possibile chiudere il data center”, afferma Chan.

Utilizzando principalmente Azure, Chan sta iniziando a usare lo strumento Azure AIOps, mentre si affida ad Azure Advisor, Azure Cost Management e Azure Monitor con i contributi di Azure DevOps e GitHub. “Sono più che felici di aiutarvi a ottimizzare l’uso di Azure. Sembra un controsenso, ma vogliono che siate efficienti e che utilizziate le nuove funzionalità”, prosegue Chan.

Novanta, produttore di apparecchiature per la fotonica e partner tecnologico di prodotti OEM medici e industriali, ha lanciato la sua strategia cloud tre anni fa. Passata dal 2% di utilizzo del cloud all’attuale 55%, l’azienda, che utilizza principalmente Microsoft Azure, sta ora valutando l’efficienza dei costi e piattaforme alternative.

“Stiamo valutando altri fornitori di servizi cloud per diversificare, garantire la resilienza e l’efficienza operativa”, dichiara Sarah Betadam, CIO e CISO di Novanta.

Novanta prevede di mantenere il 25% delle operazioni IT in un data center ridimensionato, per il quale il manager sta sperimentando l’aumento delle temperature oltre i 64 gradi per ridurre i costi di condizionamento.

“Risparmiare energia e migliorare la sostenibilità è un obiettivo importante per noi”, prosegue, sottolineando che Google Research ha dimostrato che l’infrastruttura IT può funzionare in modo sicuro a 80 gradi. Betadam aggiunge, poi, che la spinta a ridurre i costi del cloud non è un’insolita spinta al risparmio, unica nel 2023, ma fa parte della costante ricerca di efficienza da parte dell’azienda.

Tra lo “shift left” e la crescita dell’automazione

Kevin Gray, CIO dell’amministrazione cittadina di Burbank, in California, deve affrontare problematiche diverse. Quando la vicina Disney ha annunciato il licenziamento di 4.000 lavoratori, Gray ha preso nota.

“Non siamo stati colpiti da una recessione, ma le imprese stanno riducendo la loro forza lavoro. Se le entrate fiscali diminuiscono, potremmo perdere fondi”, precisa Gray. “Abbiamo discusso con il city manager. Stiamo cercando di anticipare la tempesta aumentando l’efficienza e l’automazione, non solo nell’IT ma nell’intera città”.

A tal fine, il comune di 108.000 abitanti sta implementando una serie di iniziative “smart city” basate sull’Internet delle cose (IoT) e sull’IA, tra cui la gestione intelligente del traffico e dei trasporti.

Sebbene non stia attuando un’iniziativa formale di FinOps, il CIO sta guidando l’implementazione di Scaled Agile Framework (SAFe) [in inglese] for Government, un progetto per l’implementazione di principi Lean, Agile e altri omologhi, specifici per gli enti pubblici.

“Siamo molto attenti allo shift left, ovvero allo spostamento del lavoro verso le risorse umane meno costose possibili”, sottolinea Gray. “Questo include l’implementazione dell’automazione”, aggiunge. Per quanto riguarda il cloud, Gray sostiene di essere “molto cauto” nei confronti dei suoi costi, e cerca di ridurre le spese per i servizi AWS e Microsoft Office 365 utilizzando gli strumenti forniti con essi. Per una città delle dimensioni di Burbank, i tool di terze parti non offrirebbero un sufficiente ritorno sull’investimento.

Gestire la forza lavoro per migliorare l’efficienza

La flessibilità della forza lavoro svolge un ruolo importante nel controllo dei costi per la città di Burbank. Con 33 dipendenti a tempo pieno, Gray si affida a lavoratori a contratto, system integrator e vendor di servizi gestiti per colmare le lacune, piuttosto che assumere in eccesso e trovarsi di fronte alla necessità di ridurre il personale in futuro. Burbank si avvale di un servizio gestito per il supporto delle applicazioni ERP di Oracle e di un integratore di sistemi per la realizzazione dell’applicazione Mobile 311, un numero facile da ricordare che mette in contatto i cittadini con i servizi comunali.

L’aumento del lavoro a distanza indotto dalla pandemia COVID-19 presenta opportunità di risparmio, secondo Greg Smith, professore alla Georgetown University e CTO di un’azienda dell’area di Washington. “Le organizzazioni stanno iniziando a implementare cambiamenti operativi, tecnologici ed economici come risultato dell’ambiente di lavoro ibrido che le organizzazioni hanno adottato”, dichiara Smith.

Secondo il manager, la retribuzione basata sulla geolocalizzazione può consentire alle organizzazioni di ridurre gli stipendi per adeguarli a quelli delle regioni in cui i dipendenti remoti potrebbero scegliere di lavorare. Il lavoro a distanza consente inoltre alle organizzazioni di ridurre gli spazi costosi degli uffici e di vendere le proprietà immobiliari non necessarie. “Un mix di personale completamente remoto, ibrido e in ufficio consente di ottenere risparmi significativi sui salari”, afferma Smith.

Anche i modelli di sourcing dinamico, incluse le piattaforme di team-staffing e i marketplace delle competenze [in inglese], stanno intervenendo per aiutare a colmare i vuoti di talento senza impegnare risorse a tempo pieno.

Lezioni e consigli

Indipendentemente dal fatto che le risorse macroeconomiche siano in espansione o in contrazione, il budgeting IT richiede una gestione abile.

“Ogni anno è un anno di economia. E noi vogliamo sempre essere buoni amministratori del nostro budget”, aggiunge Venkatachari di U.S. Bank.

Chan, avendo appreso in prima persona che il cloud non è una panacea, consiglia ai suoi colleghi di procedere con cautela. “Non buttatevi nel cloud e non accumulate spese senza sapere come eliminarle, altrimenti rimarrete bloccati con costi elevati per molto tempo”.

Betadam sostiene che, a prescindere dalle turbolenze economiche, concentrarsi sul ROI per tutti i programmi IT, monitorando i risparmi e i risultati ottenuti anno dopo anno, può dare i suoi frutti in seguito, soprattutto durante le richieste di budget.

“L’attenzione dei leader IT al ritorno sugli investimenti e all’efficienza operativa dovrebbe diventare parte del nostro DNA e del nostro marchio”, conclude il CIO e CISO di Novanta.